Buku 1 Mutu Pendidikan Jenjang SMK

Implementasi 8 SNP dalam Rangka Pengembangan Model Penjaminan Mutu Pendidikan

Latar Belakang

Tantangan globalisasi menjadikan mutu sebagai satu hal yang sangat penting. Mutu pendidikan akan menentukan mutu sumber daya manusia. Upaya pemerintah dalam meningkatkan mutu pendidikan diantaranya dengan menetapkan acuan mutu yaitu Standar Nasional pendidikan (SNP). Terdapat 8
SNP yaitu standar kompetensi lulusan, standar isi, standar proses, standar penilaian, standar sarana dan prasarana, standar pendidik dan tenaga kependidikan, standar pengelolaan dan Sebagaimana diamanatkan dalam PP 13 tahun 2015 tentang perubahan kedua PP No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP) memiliki peran penting yaitu fasilitasi pelaksanaan penjaminan mutu sekolah. LPMP adalah unit pelaksana teknis Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang berkedudukan di provinsi dan bertugas untuk membantu pemerintah daerah dalam bentuk supervisi, bimbingan, arahan, saran, dan bantuan teknis kepada sekolah pada jenjang dasar dan menengah, dalam berbagai upaya penjaminan mutu sekolah untuk mencapai Standar Nasional Pendidikan. Saat ini SNP belum sepenuhnya terlaksana di setiap sekolah. Kondisi tersebut dapat tergambar dari hasil audit mutu sekolah. Terdapat faktor yang menjadi kendala atau penghambat, diantaranya belum terciptanya budaya mutu di sekolah. Untuk itu perlu upaya peningkatan mutu pendidikan melalui penerapan sistem penjaminan mutu pendidikan. Berdasarkan observasi lapangan ditemukan bahwa pemahaman konsep penjaminan mutu masih beragam. Belum ada langkah dalam implementasi dokumen mutu melalui prosedur opersional standar (POS) pemenuhan SNP dalam siklus penjaminan mutu yang ada. Untuk itu LPMP jawa Tengah mengembangkan model penjaminan mutu sekolah melalui POS implementasi SNP.

Konsep Mutu

Berbagai definisi tentang mutu dapat digunakan sebagai acuan. Mutu dapat didefinisikan sebagai “fitness for use ” yang diartikan kecocokan untuk penggunaan. Dengan demikian barang yang dihasilkan atau layanan jasa sesuai dengan kriteria yang diperlukan atau diharapkan oleh pengguna (Juran, 1999).
Definisi lain adalah mutu sebagai conformance to requirements, not as ‘goodness’ or ‘elegance’ artinya kesesuaian dengan persyaratan, bukan sebagai ‘kebaikan’ atau ‘keanggunan’. Persyaratan yang dimaksud harus sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan. Salah satu hal yang penting adalah pelibatan setiap orang dalam proses organisasi (Crosby, 1996). Edward Deming (1982) mendefinisikan mutu sebagai kesesuaian dengan “market demand ” artinya kesesuaian produk dengan tuntutan konsumen. Mutu dicapai dengan tetap dan kontinu memperbaiki sistem. Feigenbaum (1997) mendefinisikan mutu sebagai ”total customer satisfaction ” artinya kepuasan pelanggan secara total.
Goetsch & Davis (2006) menyatakan mutu sebagai suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, manusia, proses, lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan pelanggan. Manghani (2011) menyatakan hal yang sama dengan mutu. Mutu tidak hanya berhubungan dengan produk dan layanan akhir tetapi proses kerja yang dilakukan oleh karyawan untuk menghasilkan produk atau jasa. Setiap karyawan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses kerja efisien dan terus meningkat. Manajemen puncak bertanggung jawab menciptakan lingkungan yang kondusif dan menumbuhkan kerja tim yang baik. Semua orang dalam organisasi bertanggung jawab terhadap mutu produk dan layanan.
Berdasarkan uraian definisi mutu dapat ditentukan hal-hal utama dari mutu. Hal tersebut terkait 1) usaha untuk memenuhi harapan pelanggan; 2) perbaikan secara berkelanjutan; 3) mencakup produk, manusia, proses, lingkungan. Untuk mencapai mutu diperlukan kriteria-kriteria minimal. Kriteria minimal disebut Standar. Di negara Indonesia sebagai kriteria minimal telah ditetapkan delapam standar nasional pendidikan (SNP). Standar Nasional Pendidikan terdiri dari standar kompetensi lulusan, standar isi, standar proses, standar penilaian, standar sarana dan prasarana, standar pendidik dan tenaga kependidikan, standar pengelolaan dan .
Penjaminan Mutu didefinisikan sebagai bagian dari manajemen mutu yang fokus pada pemberian keyakinan bahwa persyaratan mutu terpenuhi (ISO, 2005). Sedangkan Harman dan Meek (2000) mendefinisikan penjaminan mutu sebagai manajemen sistem dan prosedur penilaian yang digunakan untuk memastikan pencapaian mutu output atau perbaikan mutu. Menurut Dohelty (2008) penjaminan mutu dapat diimplementasikan sebagai metodologi yang digunakan untuk menilai pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Untuk itu, Newton (2007) menganjurkan pendekatan yang praktis dan
bagian mekanisme penjaminan mutu terkait dengan assessment, audit, dan akreditasi. Bertentangan dengan perspektif tradisional yang mana penjaminan mutu sebagai mekanisme yang digunakan untuk menghindari dan mengantisipasi kesalahan, penggunaan pendekatan pragmatik cenderung lebih menumbuhkan budaya dan perbaikan secara terus menerus, terutama dalam kontek yang dinamis, beragam, dan tidak dapat diprediksi. Cartin (1995) mendefinisikan penjaminan mutu sebagai perencanaan dan implementasi kegiatan yang sistematik pada sistem mutu yang ditunjukkan dengan keyakinan bahwa produk atau layanan untuk memenuhi persyaratan mutu. Dalam Permendikbud 28 tahun 2016 dinyatakan bahwa penjaminan mutu adalah suatu mekanisme yang sistematis, terintegrasi, dan berkelanjutan untuk memastikan bahwa seluruh proses penyelenggaraan pendidikan telah sesuai dengan standar mutu. Penjaminan mutu sekolah merupakan suatu kesatuan unsur yang terdiri atas kebijakan dan proses yang terkait untuk melakukan penjaminan mutu pendidikan yang dilaksanakan oleh setiap sekolah pada jenjang pendidikan dasar dan menengah untuk menjamin terwujudnya pendidikan bermutu yang memenuhi atau melampaui Standar Nasional Pendidikan.

Sistem Manajemen Mutu

Dalam mengelola lembaga pendidikan salah satu hal yang harus dilakukan adalah membangun kesadaran akan arti penting sebuah sistem manajemen. Sebagus apapun sistem jika tidak ada tindakan untuk menjalankan sistem tersebut semua akan menjadi sia-sia. Oleh karenanya menciptakan lembaga pendidikan yang bermutu diawali dengan komitmen untuk membuat dan menjalankan sistem
manajemen yang rapi, teratur dan terukur. Manajemen Mutu Terpadu atau lebih dikenal dengan istilah Total Quality Management (TQM) pertama kali diperkenalkan oleh Dr. William Edwards Deming (1986) pada akhir tahun 1950- an. Ide-idenya tidak diterima oleh industri AS tetapi pada akhirnya disahkan oleh Jepang. Sebagai hasil dari implementasi TQM, konsep “made in Japan ” menunjukkan keberhasilan. Pada tahun 1980-an, industri AS mulai mengakui pendekatan TQM. Prinsip-prinsip TQM diuraikan dengan penekanan pada pentingnya mengidentifikasi pelanggan dan menganalisis prosesnya. Deming membentuk suatu kerangka implementasi TQM, yang telah diterapkan pada lingkungan akademik berdasarkan pengalaman yang diperoleh dari The Air Force Academy. Deming memperkenalkan konsep “3 C ” yang berfokus pada Customer (pelanggan), Culture (budaya), dan Capacity (kapasitas) untuk perbaikan berkesinambungan. Banyak organisasi yang sukses dengan menggunakan prinsip TQM. Di bawah ini ada beberapa klarifikasi mengenai “3 C ”, yaitu:

1. The Customer
   Mutu terpadu mempunyai dua macam pelanggan, yaitu:
   a. Pelanggan eksternal, yang “membeli ” barang atau jasa yang ditawarkan.
   b. Pelanggan internal, yang terlibat dalam proses menciptakan barang atau jasa, menerima output dari pekerjaan lainnya dengan setiap orang sukses yang menambahkan beberapa nilai.
2. The Culture
   Suatu strategi perubahan yang sukses melibatkan pengelolaan mutu, juga melibatkan komitmen untuk menciptakan suatu jenis budaya organisasi yang spesifik, berdasarkan pada kepercayaan dan pengambilan keputusan bersama.
3. The Capacity
   Para pemimpin di dalam organisasi-organisasi yang berorientasi pada mutu melihat cara-cara yang tidak hanya berubah tetapi untuk mengelola dan menanamkan proses perubahan itu. Dalam istilah Deming, mereka mencapai “tujuan yang konstan ”. TQM merupakan perpaduan dari fungsi-fungsi dan proses terkait ke dalam siklus hidup produksi pada tahap-tahap yang berbeda-beda seperti desain, perencanaan, produksi, distribusi, dan pelayanan. Ukuran keberhasilan TQM merupakan kepuasan pelanggan dan cara mencapainya melalui desain sistem dan peningkatan terus-menerus.
   TQM juga merupakan pendekatan untuk meningkatkan efektivitas dan daya lentur sebuah organisasi secara keseluruhan dengan berpusat di sekitar mutu. TQM pada prinsipnya adalah cara mengorganisasikan dan mengerahkan seluruh organisasi, setiap bagian, aktivitas, dan individu pada setiap tingkat untuk mencapai mutu. TQM terkait dengan masalah strategis, pemasaran, dan aspekaspek manusia dari organisasi (Sallis,E., 2012).

Sistem manajemen mutu yang sudah banyak digunakan adalah sistem manajemen ISO. Sistem manajemen ISO mensyaratkan seluruh aktivitas produksi baik barang atau jasa layanan menggunakan prosedur yang terdokumentasi. Dokumen tersebut dalam bentuk manual, prosedur, petunjuk kerja, catatan mutu berupa formulir dan hasil kerja yang terkait dengan mutu. Hal tersebut merupakan komponen dalam sistem manajemen yang bersifat tertulis. Dokumen mutu tersebut diharapkan dapat diterapkan sebagai aturan tertulis yang membuat kinerja organisasi menjadi lebih baik. Sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif (ISO, 2005). Sistem dokumen yang dibangun tentunya sesuai dengan apa yang seharusnya dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi dalam memenuhi kriteria mutu atau aturan kebijakan yang telah ditetapkan. Semua aturan yang ada harus diimplementasikan. Untuk itu penilaian sistem manajemen mutu yang ada dalam suatu organisasi dapat ditinjau dari sejauh mana kepatuhan orang-orang dalam organisasi terhadap sistem dokumen yang telah dibangun. Sistem manajemen mutu ISO mengadopsi pendekatan proses dalam mengembangkan, mengimplementasikan dan meningkatkan keefektifan suatu manajemen mutu. Hal tersebut dalam upaya peningkatan kepuasan pelanggan dengan cara memenuhi kriteria atau persyaratan yang telah ditetapkan. Salah satu keuntungan penggunaan pendekatan proses oleh organisasi adalah adanya pengendalian secara terus menerus yang dapat menjembatani hubungan antara proses secara individual dalam keseluruhan sistem proses yang ada, ataupun dalam pengkombinasian dan penginteraksian proses-proses tersebut. Ketika digunakan dalam suatu sistem manajemen mutu, pendekatan proses ini menekankan pentingnya: pemahaman atas terpenuhinya persyaratan pemahaman atas proses sebagai aktivitas penambahan nilai pemerolehan hasil dan kinerja proses dan efektivitas proses pengukuran proses yang secara objektif terus meningkat secara berkesinambungan Pelanggan memiliki peran signifikan dalam mendefinisikan persyaratan yang ditetapkan sebagai input. Pemantauan kepuasan pelanggan menuntut adanya evaluasi atas informasi yang berhubungan dengan persepsi pelanggan, digunakan untuk melihat kemampuan suatu organisasi dalam memenuhi persyaratanpersyaratan
yang telah ditetapkan para pelanggannnya (Harmanto, dkk., 2016).

Metode dalam manajemen mutu yang banyak dikenal adalah Plan-Do- Check-Action (PDCA). Plan melalui aktivitas menentukan tujuan dan proses yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang telah ditetapkan, sesuai dengan persyaratan pelanggan dan kebijakan organisasi. Do berarti melaksanakan proses. Check dengan mengawasi dan mengukur proses yang telah dilaksanakan dan hasil yang telah ada berdasarkan kebijakan, tujuan dan persyaratan produk, dan laporkan hasilnya. Act dengan melakukan tindakan-tindakan untuk peningkatan kinerja proses secara berkesinambungan.

Penerapan manajemen mutu melalui kegiatan quality control (QC), quality assurance (QA) dan quality improvement (QI). Pengendalian mutu (quality control) merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi bahwa layanan atau proses yang dilakukan memenuhi standar mutu yang telah ditetapkan. Penjaminan mutu (quality assurance) merupakan kegiatan yang memberikan keyakinan bahwa produk atau layanan dan proses akan dilakukan sesuai kriteria yang dituangkan dalam manual, prosedur dan petunjuk. Peningkatan mutu (quality improvement) merupakan kegiatan penigkatan mutu produk atau layanan

Baca Juga : ‘Akreditasi adalah Pilar Penting Peningkatan Mutu Pendidikan’

Penjaminan Mutu

Penjaminan mutu (Quality Assurance/QA) terfokus pada pemberian keyakinan bahwa standar mutu akan terpenuhi. Maksud penjaminan mutu adalah meyakinkan ketercapaian mutu dengan suatu sistem kerja dan keterbukaan untuk keberhasilan suatu pekerjaan di setiap lini organisasi dengan melalui sistem
pengendalian. Penjaminan mutu meyakinkan bahwa tindakan sistemik dilakukan,diperoleh hasil kerja, didokumentasikan, dan dilaporkan sesuai persyaratan/kriteria yang berlaku (Manghani, 2011).
Dalam faktanya jarang ada divisi Quality Assurance dipisah dengan divisi Quality Control, karena sebenarnya acuan keduanya pada mutu, termasuk reliabilitinya. Meskipun sasaran sama tentang standar mutu tetapi QA dan QC adalah dua pekerjaan bidang yang berbeda, dimana QA itu adalah prosedur untuk pencapaian mutu. Misalnya Quality plan beserta dokumen pendukungnya. Dan QC adalah aktifitas pelaksanaan dari prosedur yang dibuktikan dengan recordrecord. QA membuat sistem pemastian mutu sedangkan QC memastikan output dari sistem itu memang benar-benar memenuhi persyaratan mutu. Pengendalian mutu menjadi tanggung jawab unit operasional dan diverifikasi saat proses kegiatan. Kontrol mutu adalah bagian integral dari kegiatan sehari-hari dalam setiap unit operasional.
Pada dasarnya setiap organisasi memerlukan sistem untuk dapat berkembang. Hal tersebut sebagai upaya untuk mengantisipasi kemungkinan perubahan dan terus-menerus melakukan inovasi. Dengan adanya sistem, organisasi tidak akan bergantung pada siapa person yang ada. Setiap individu
sudah memahami visi, misi, tujuan serta tugas masing-masing. Sistem penjaminan mutu dapat dilakukan dengan sistem dokumen. Sistem dokumen terdiri dari level 1 berupa kebijakan organisasi, level 2 berupa prosedur operasional standar (POS), level 3 berupa petunjuk kerja, level 4 berupa formulir, template, log, tabel, dan label. Dokumen tersebut ditentukan, dikembangkan dan diimplementasikan (ISO, 2005)

Prosedur Operasional Standar (POS)

Dalam Bahasa Indonesia Standard Operational Prosedur (SOP) disebut prosedur operasional standar (POS). POS merupakan dokumen mutu level 2. POS merupakan instruksi terperinci dan tertulis untuk mencapai keseragaman kinerja dan fungsi tertentu. POS menetapkan cara yang sistematis melakukan pekerjaan dan memastikan bahwa pekerjaan dilakukan secara konsisten oleh semua orang
yang melakukan tugas yang sama. Dengan demikian POS harus ditulis dengan baik untuk mencegah kesalahan, meminimalkan yang tidak berguna, dan menghindari pekerjaan ulang (Manghani, K., 2011).
Secara luas POS dapat didefinisikan sebagai dokumen yang menjabarkan aktivitas operasional yang dapat dilaksanakan secara benar, tepat, dan konsisten, untuk menghasilkan produk sesuai standar yang telah ditetapkan. Arti sempit POS merupakan bagian dari dokumen sistem kerja yang mengatur secara rinci
kegiatan-kegiatan operasional organisasi agar terlaksana secara sistemik (Tathagati, 2014).
POS merupakan strategi untuk memastikan apakah proses kerja berjalan dengan baik, efektif, efisien. Karena, di dalam POS dijelaskan:

1. Kegiatan yang akan dilakukan
2. Tujuan melakukan kegiatan
3. Ruang lingkup kegiatan
4. Personal yang harus melakukan kegiatan
5. Kapan dan bagaimana urutan kegiatan tersebut harus dilakukan
6. Sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan
7. Hubungan antar unit kerja dalam melaksanakan kegiatan
8. Dokumen yang harus dibuat untuk menunjukkan atau membuktikan bahwa
   kegiatan telah dilaksanakan

Tujuan utama menyusun POS adalah untuk memberikan panduan dan pedoman kerja agar semua kegiatan dilakukan sesuai standar. Selain itu juga untuk mengontrol dan mencapai target yang ditentukan. Tujuan lain dari POS adalah:

Memberikan keterangan tentang dokumen yang dibutuhkan dalam proses kerja Komitmen manajemen yang baik sangat menentukan keberhasilan penyusunan dan implementasi POS. Peran strategis POS sangat dibutuhkan. Dengan prosedur kerja yang jelas, diharapkan semua personel organisasi dapat
melaksanakan tugas dengan baik sesuai standar sehingga kinerja organisasi meningkat. Menjaga konsistensi kerja setiap petugas, pegawai, tim, dan semua unit kerja Memperjelas alur tugas, wewenang, serta tanggung jawab kepada pegawai yang menjalankannya. Mempermudah proses mentoring dan fungsi pengendalian dari setiap proses kerja Mempermudah proses pemahaman staf secara sistematis dan menyeluruh Mempermudah dalam mengetahui terjadinya kegagalan, ketidakefisienan
proses prosedur kerja, serta kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan pegawai. Menghindari kesalahan proses kerja Menghindari kesalahan, keraguan, duplikasi dan efisiensi Melindungi organisasi atau unit kerja dari berbagai bentuk kesalahan administrasi

Sumber : https://bbpmpjateng.dikdasmen.go.id/